article banner
עלון מצויינות תפעולית

לצאת מחוזקים מהכאוס

משבר הקורונה חידד לנו את העובדה שבעולם העסקי התחזית והמציאות הפסיקו להיפגש. כדי להישאר תחרותיים ולהתמודד עם המציאות הכאוטית הזאת ארגונים צריכים לאמץ גמישות מחשבתית. מהפיכת המידע והכלכלה הגלובלית מערערת ארגונים מסורתיים שקשה להם להסתגל לשינויים. יש המכנים את המציאות הזאת אשר משבשת את המבנים והתהליכים המסורתיים חדשנות משבשת (Disruptive Innovation).  

חדשנות משבשת מלווה אותנו כבר הרבה שנים אבל בשנים האחרונות היא יותר אינטנסיבית ומפתיעה (עיין ערך משבר הקורונה). המונח VUCA מגדיר את אותה מציאות כאוטית שבה אנחנו פועלים. מדובר בראשי תיבות של המילים: 

  • Volatility – תנודתיות: המציאות בה אנחנו פועלים משתנה ברגע מבלי שתהיה לנו אפשרות להיערך כראוי
  • Uncertainty – אי-וודאות: שינויים רבים וקושי של הבנה של המציאות הקיימת והעתידית
  • Complexity – מורכבות: אנחנו פועלים במציאות מורכבת ומרובת משתנים. אירוע קטן ולכאורה בלתי משמעותי יכול להשפיע על תחומים אחרים
  • Ambiguity – עמימות: קושי לזהות גורמים המשפיעים על התהליכים העסקיים. מציאות שבה אנחנו מבקשים להבין את ה"איך" (How) וה"למה" (Why) ולא את ה"מה (What)

כיון שאנחנו חיים ב-"VUCA World", כלומר מציאות המתאפיינת באי-וודאות בסיסית, ארגונים חייבים לשנות את צורת החשיבה המסורתית ולאמץ גישות ניהול שונות. שיטות הניהול המסורתיות מתאמצות לתרגם את המציאות לעולם יציב ושיטתי, כאשר לכל חריגה אנו מתייחסים כבלת"ם. אך המציאות כיום לא יציבה (Stable) אלא תנודתית (Volatile), לא ניתן לחזות אותה (Predictable) אלא היא חסרת וודאות (Uncertain), היא לא פשוטה (Simple) אלא מורכבת (Complex) והיא לא ברורה (Clear) אלא עמומה (Ambiguous). לכן התפיסות המסורתיות אינן רלוונטיות יותר. לעיתים קרובות, דווקא יתרון הגודל פועל באופן המקשה על ארגונים להשתנות ואילו ארגונים קטנים מצליחים להשתנות מהר ולהוביל את המגמות החדשות. 

גמישות מחשבתית היא מיומנות מרכזית המאפשרת לנו להתמודד עם המציאות הכאוטית. היא מאפשרת לנו לשאול שאלות, להטיל ספק ולחיות בשלום עם העובדה שבכל תוכנית יש אזורים עמומים (Ambiguous). היא מאפשרת לנו להבין שחלק מהנתונים יתבהרו תוך כדי תנועה ושההנחה שהכול ברור וידוע מראש אינה תקפה.  

כדי להתמודד עם ה-"VUCA World" ולחולל את השינויים הדרושים נדרשים כלים אסטרטגיים ומנהיגותיים לרתימת השותפים. הכלים המוצעים לבעיית האסטרטגיה והמנהיגות בעולם כאוטי מוגדרים גם כן כ-VUCA: 

Vision – חזון: יניע אנשים להזדהות ולפעולה. כאשר חזון מוגדר נכון ומתוקשר לארגון בצורה ברורה הוא יתרום לחיבור האנשים לארגון יותר מכל תמורה כלכלית. 

Understanding – הבנה:  מה הסיבה שבגללה הפרויקט\המוצר קיים. מה תפקידו של כל אחד ואחת בתמונה הגדולה, כלומר מיקוד ב"למה". הבנה כזאת תעצים את האפקטיביות של הארגון ושיתוף הפעולה. 

Clarity – בהירות: תמונה ברורה של האסטרטגיה, החזון, התהליכים הארגוניים והקשרים בין האינדיבידואלים הנגזרים מהתהליכים כך שתפחית את תחושת הכאוס. 

Agility – גמישות וזריזות: תפיסה המאפשרת לארגון להגיב מהר לשינויים במוצר, פרויקט, סביבה ועוד. תפיסה אג'ילית משנה את התרבות הארגונית, משפרת את תהליך קבלת ההחלטות ומאפשרת מקום לטעויות. זה הבסיס לשיפור מתמיד ולמצוינות ארגונית. 

בעוד ששלושת הפתרונות הראשונים פשוטים יחסית, הטמעת תפיסה ארגונית אג'ילית היא תהליך מורכב וארוך שמטרתו היא שינוי תרבותי. זהו תהליך המחייב חשיבה עמוקה וליווי מקצועי. החל מהבנת המצב הקיים, דרך הדרכות, הטמעת התפיסה, ליווי וחניכה שוטפת של הצוותים. הטמעה חייבת להיות תהליך מעלה-מטה (Top-Down) שבו ההנהלה מבינה את המצב הקיים, מגדירה חזון הכולל בתוכו תפיסות חדשניות כגון אג'ייל, מתרגמת את החזון על ידי יצירת תמונה ברורה של התהליכים הארגוניים ומפגינה מנהיגות על ידי דוגמא אישית. האסטרטגיה והחזון צריכים לחלחל עד ראשון העובדים. כולם צריכים להבין את ה"למה" ואת ה"איך". 

ב-VUCA World ארגון אג'ילי צריך לבנות לעצמו כושר התאוששות מהיר (Resilience). ברמה הטכנולוגית ארגון יכול לעבור לעבודה מהבית מהר מאד. עם זאת, ללא הגדרת תפקידים ברורה, תהליכים סדורים של תקשורת (לדוגמא, Daily Meeting), שקיפות של הדרישות העסקיות והמשימות הנגזרות מהן ותהליכי עבודה ברורים, עבודה מהבית לא תייצר המשכיות עסקית. מהניסיון שלנו ארגונים שעבדו בתפיסה אג'ילית דיווחו שלא חוו ירידה בביצועים ובתפוקות. ההיפך הוא הנכון. הארגונים הפנימו והשתפרו כך שתהליכי מסירה ללקוח (Delivery) שבעבר ארכו חודשים התקצרו לשבועות בודדים. 

אין ספק שמשבר נוסף יגיע. אולי לא בעצימות הנוכחית אבל תדירות המשברים הולכת ועולה. במציאות של חדשנות משבשת (Disruptive Innovation) מחזור החיים של מוצר מתקצר ממספר שנים למספר חודשים הן בשל דרישות הלקוחות או בשל הצורך בתגובה מהירה לשוק (מתחרים, רגולציה וכד'). לארגונים הרוצים להישאר תחרותיים אין היום את הפריווילגיה להגיב לאט למצבים המשתנים.  

 האם אתם יכולים להרשות לעצמכם לא להיות מוכנים למשבר הבא? 

פנו אלינו לפרטים נוספים.