ניהול מלאי אפקטיבי תוך שימוש בכלים ממוחשבים

במציאות העולם העסקי של ימינו נאספות ונאגרות כמויות מידע הגדלות בקצב מסחרר. היכולת לשלוט ביעילות בכמות עצומה של נתונים, תוך ביצוע ניתוחים מורכבים, הופכת לכדי משאב ארגוני בעל ערך בסביבה עסקית גלובלית ותחרותית.

שימוש בטכניקות לניתוח נתונים באמצעות כלים ממוחשבים בתחום המלאי יכולה לסייע למטרת קבלת החלטות ולהשגת תרומה עסקית משמעותית.

יישום הטכניקות כאמור הינו מומלץ הן כבדיקות חד פעמיות על בסיס תקופתי והן כניתוחים שוטפים המיושמים באמצעות מערכות לבינה עסקית (BI).
 
היבטים מרכזיים בניהול המלאי ושילוב השימוש בכלים ממוחשבים 
 
​​א. מדדי ביצוע ברורים ואובייקטיביים
 
ניכרת חשיבות רבה במדידת ביצועים בכלל ובדגש על שרשרת אספקה ורכש בפרט.
שימוש במדדי ביצוע, התואמים לאסטרטגיה של הארגון יאפשרו ייעול תהליכים קיימים והוזלת עלויות.
 
דוגמה למדדי לניהול המלאי (KPI's):

• בחינת חריגים במסגרת גיול המלאי תוך יישום מדיניות אחידה בארגון.
• דוגמאות למדדים רלוונטיים ליישום כדלקמן:
  סבב חודשי מלאי ((Stock turns, גלגול המלאי ביחס לצריכה השנתית, בחינת אחוזי פחת, יתרת המלאי בחודשי צריכה (מדידת יעילות המלאי) אחוז חריגה בספירת המלאי ועוד.
• מדדי התאמת רמת מלאי להיקף המכירות.
• מדדי זמינות למוצרים הרווחיים.
• תרומת הפריט לרווחיות ( Margin).
• חריגי תחזית Demand and Fulfillment)).
• מדדי חסינות של ניהול המלאי (Earn x Turn)- כגון: GMROII- מדד הבוחן במונחים כספיים את הרווח הגולמי המושג על כל תשומת השקעה במלאי.

​ב. ניתוחי נתונים אנליטיים 
 
ניתוחים אנליטיים מסייעים לארגון לבצע ניתוחים מעמיקים, בין היתר במקרים הבאים:

• ניתוח עמידה בזמני אספקה של ספקים וזמני יצור ביחס לזמני אספקה ללקוחות.
• ניתוח תחזיות מלאי עתידיות ובקרת תחזית אל מול הביצוע.
• שילוב של ניתוחים שונים, לרבות, ביצוע השוואות  בין מידע היסטורי לבין מידע בזמן אמת. 

ג. מעילות והונאות
 
כידוע, מערך המלאי בארגונים חשוף למעילות והונאות. חשיפות אלה מקבלות ביטוי במגוון רחב של אופנים ובכלל זאת בדרך של גניבות מלאי, מניפולציות על מחירי המלאי, ייפוי  דוחות כספים על ידי ניפוח ערך המלאי ועוד.

באמצעות כלים ממוחשבים ניתן לאתר:

• פעולות שבוצעו על ידי גורמים בלתי מורשים בעלי הרשאות עודפות במערכות הארגון.
• איתור פעולות שהביאו לאיפוס/ניפוח מלאי וזאת כבר ממועד הזמנת הרכש מהספק.
• היוון וסינוף עלויות מלאי בלתי נאות, החורג מכללי חשבונאות מקובלים ומאופן ניהול יעדי המלאי בארגון וכיו"ב.

לצורך ביצוע ניתוחים אפקטיביים,  קיימת חשיבות עליונה לאיתור וזיהוי הסיכונים הקיימים, הערכתם על בסיס מתמשך ואף להיערכות להתרחשותם.
ראוי לציין גם כי, הגישה הניהולית של הארגון הינו פקטור קריטי שיש לקחת בחשבון, היות והיא משפיעה על התנהלות הפעילות הרשמית והבלתי רשמית של הארגון כלפי עולם הסיכונים ועל יכולת הנהלת הארגון לקבל החלטות.
 
דוגמא לגישת ניהול מלאי הינה לפי "כלל פארטו" (ניתוח  ABC), פארטו הינה שיטה המאפשרת סיווג פריטי המלאי לקבוצות בהתאם לערכם הכספי ולערכי הצריכה של כל פריט.
פילוח פריטי המלאי לפי גישה זו מאפשר מיקוד בניהול המלאי תוך הקצאת זמן ומשאבים בפריטי מלאי העשויים למקסם את התוצאות העסקיות ולהימנע מהשקעת משאבים מיותרים.

לפיכך ומכל האמור לעיל, באמצעות שילוב שימוש בכלים ממוחשבים ואסטרטגיה עסקית ניתן לנהל מידע שיאפשר קבלת החלטות עסקיות מחושבות ומוגדרות בניהול המלאי היכולים לסייע בהוזלת עלויות, הגדלת הרווחים וניצול מקסימלי של הקיים.

לייעוץ ושאלות בנושא ניתן לפנות למחלקת ייעוץ וביקורת מערכות מידע של משרדנו:

עמיאל אטיאס, רו"ח
טל': 03-7106695
Amiel.Attias@il.gt.com

אנה גורביץ', רו"ח
טל': 077-7706729
Anna.Gurevich@il.gt.com
 
מחלקת ייעוץ וביקורת מערכות מידע תשמח להשיב על שאלותיכם בנושאים הכלולים במבזק זה ובכל נושא בתחום מערכות המידע.